양식에 정보만 넣으면 견적서와 계약서가 자동으로 PDF로 생성되고, 고객에게 전달되는 구조 만들기
1인 기업가는 제안서 작성, 견적서 발송, 계약서 작성까지 모든 과정을 혼자 처리해야 한다.
클라이언트나 고객이 상담을 요청하면, 다시 워드 문서를 열고 견적 정보를 복사·붙여넣기하며 수기로 문서를 작성하고, PDF로 변환 후 이메일로 발송하는 작업을 반복하게 된다.
이 방식은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라, 실수가 발생할 가능성도 높다. 특히 반복적으로 비슷한 구조의 견적서와 계약서를 보내야 하는 비즈니스라면, 수동 작업은 곧 비효율이 된다.
이 글에서는 Google Docs와 Make(노코드 자동화 플랫폼)를 활용해 고객 정보만 입력하면 자동으로 PDF 견적서·계약서를 생성하고 이메일로 전송하는 시스템을 구축하는 방법을 안내한다. 개발 지식이 없어도 누구나 만들 수 있으며, 반복 업무를 완전히 자동화할 수 있다.
왜 견적서·계약서 자동화가 필요한가
1인 기업가는 하루에도 여러 건의 제안이나 상담 요청을 받는다.
이때 견적서나 계약서를 빠르고 정확하게 전달하지 못하면 신뢰를 잃거나, 경쟁사에게 기회를 빼앗길 수 있다.
수작업 방식은 다음과 같은 문제를 발생시킨다.
- 문서 양식 복사 시 가격, 날짜 등 정보 누락 또는 실수
- 파일 이름을 잘못 저장하거나 PDF로 변환 과정에서 오류 발생
- 발송 후 기록이 남지 않아 추적이 어려움
- 고객별 파일 관리가 복잡해짐
- 여러 명의 고객에게 같은 내용의 견적서를 보내야 할 때 비효율 발생
자동화 시스템을 도입하면 고객 정보를 한 번 입력하는 것만으로 PDF 문서 생성 → 파일명 자동화 → 메일 자동 발송까지 모든 작업을 처리할 수 있다. 이 구조는 생산성과 정확성을 동시에 확보할 수 있다.
시스템 구성 요소: 무엇이 필요하고 어떻게 연결되는가
자동 견적서·계약서 발행 시스템을 만들기 위해 필요한 구성은 다음과 같다.
- Google Docs 템플릿
견적서나 계약서 내용을 문서 형태로 구성하고, 변수(예: 고객명, 가격, 날짜 등)를 텍스트로 지정 - Google Sheets 또는 Form
고객 정보(이름, 연락처, 금액 등)를 입력받기 위한 기본 인터페이스 - Make (or Zapier)
입력된 고객 정보를 기반으로 Google Docs 템플릿을 복제하고, 실제 내용으로 치환하여 PDF 생성
이후 생성된 PDF를 Gmail 또는 다른 메일 서비스로 자동 발송
이 구성은 모두 무료 또는 프리 플랜으로 시작할 수 있으며, 소규모 운영자에게도 매우 적합하다.
단계별 구축 방법
Step 1: Google Docs 템플릿 만들기
Google Docs에서 기본 견적서 또는 계약서 문서를 작성한다.
예시:
[고객명]님께,
다음은 요청하신 서비스에 대한 견적서입니다.
- 서비스명: [서비스명]
- 총 금액: [총금액]원
- 견적일자: [견적일자]
감사합니다.
위와 같이 문서 내에 변수 형태로 표시된 부분은 Make에서 실시간으로 고객 정보로 대체될 부분이다.
Step 2: 고객 정보 입력 양식 만들기 (Google Form 또는 Google Sheets)
고객의 이름, 이메일, 서비스명, 금액, 날짜 등 필요한 정보를 받기 위한 Google Form 또는 Google Sheets를 생성한다.
예시 필드:
- 고객명
- 이메일
- 서비스명
- 금액
- 견적일자
폼 응답은 자동으로 구글 시트에 기록되며, 이후 이 데이터를 기반으로 문서 자동 생성이 이루어진다.
Step 3: Make 시나리오 구성
Make.com(구 Integromat)에 가입 후 다음과 같은 시나리오를 만든다.
- Trigger: Google Sheets → New row added (새 행이 추가되면 실행)
- Action 1: Google Docs 템플릿 복제
- Action 2: 복제된 문서 내 변수 값 치환 (고객명, 금액 등)
- Action 3: Google Docs 문서를 PDF로 변환
- Action 4: Gmail 또는 Mail 서비스로 PDF 첨부하여 고객 이메일로 발송
- (선택) Google Drive에 생성된 PDF를 자동 저장 및 폴더 정리
이 과정을 통해 한 명의 고객이 신청서를 제출하면, 1분 이내에 맞춤형 PDF 문서가 생성되어 이메일로 전달된다.
고급 자동화: 계약서 + 전자서명 연동
계약서 자동화는 PDF 생성만으로 끝나지 않는다. 실제 서명까지 받아야 한다면 다음 구조도 연동 가능하다.
- PDF 생성 후 Dropbox Sign(구 HelloSign), Signwell 등과 연동
- 자동으로 생성된 계약서가 고객에게 전자서명 요청으로 전송됨
- 고객이 서명하면 자동으로 계약서가 PDF로 저장 및 이메일로 발송됨
- 관리자는 구글 드라이브 또는 Notion에서 계약 체결 여부를 실시간으로 확인 가능
이 구조를 통해 수작업 없이 계약 요청부터 서명, 보관까지 모든 단계를 자동화할 수 있다.
실전 적용 예시: 프리랜서 마케팅 전문가의 견적서 자동화
- 고객이 상담 후 Google Form을 통해 견적 요청 제출
- Google Sheets에 고객 정보 자동 저장
- Make 시나리오가 실행되어 Google Docs 템플릿 복제
- 고객명, 서비스명, 금액, 날짜 정보로 문서 내용 자동 치환
- PDF로 변환된 견적서가 고객 이메일로 자동 전송
- 동시에 구글 드라이브에 저장 및 견적 발송 기록 갱신
운영자는 단 한 번도 문서를 열지 않고도, 맞춤 견적서를 실시간으로 고객에게 보낼 수 있다. 이는 고객 응대 속도를 크게 향상시키고, 반복 업무를 줄이며, 고객 신뢰도를 높인다.
보완 팁 및 주의사항
- 변수 이름은 Google Docs 템플릿과 정확히 일치해야 한다
예: [고객명] → "고객명"이라는 필드명이 시트에 정확히 있어야 치환된다 - PDF 파일명 자동 지정 설정
문서 이름을 [고객명]_견적서_2025-06-23.pdf 등으로 자동 설정하면 정리가 쉬워진다 - 이메일 발송 실패 대비 로깅 설정
Make에서 실행 로그를 저장하고 실패 시 슬랙 알림 받도록 설정하면 안정성이 높아진다 - 보안 및 개인정보 처리 고지
계약서나 견적서에 민감한 개인정보가 포함될 경우, 암호화된 전송 또는 동의 안내 필요
문서 발송은 사람이 아닌 시스템이 해야 한다
견적서나 계약서 작성은 고객과의 신뢰를 시작하는 첫 단계다.
이런 문서가 빠르고 정확하게 발송된다면 고객은 그 기업가에게 전문성과 준비성을 느끼게 된다.
Google Docs, Google Sheets, 그리고 Make를 활용하면 누구나 복잡한 수작업 없이도 견적서, 계약서 자동화를 실현할 수 있다.
이제는 고객 정보를 복사하고 붙여넣는 대신, 폼 하나 작성되면 시스템이 PDF를 만들고, 이메일로 보낸다.
그 구조가 바로 1인 기업가의 시간을 지키고, 반복 업무를 줄이는 최고의 문서 자동화 전략이다.
